ในการเริ่มต้นกิจกรรม TPM ควรจะมีการกำหนดแผนกิจกรรมหลัก (Master Plan) ขึ้นมา เพราะ TPM ประกอบด้วยกิจกรรมหลายส่วน ต้องเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย และใช้เวลาในการดำเนินกิจกรรมค่อนข้างนาน คือ 6 เดือน ถึง 1 ปี ในช่วงแรก สำหรับการกำหนดรายละเอียดของ Master Plan ว่าจะต้องทำกิจกรรมอะไรบ้าง หรือว่าควรจะเริ่มต้นจากกิจกรรมอะไรก่อน – หลังนั้น ใน TPM ไม่ได้มีการกำหนดลำดับการดำเนินกิจกรรมไว้เป็นพิเศษ แต่ละโรงงานย่อมมีแผนงานที่แตกต่างกันได้ แต่มีข้อแนะนำว่าให้เริ่มจากการวิเคราะห์สภาพปัจจุบันขององค์กร เช่น ระดับความสามารถของการซ่อมบำรุง สภาพปัญหาที่สำคัญในระบบการผลิต ความสำเร็จของกิจกรรมการปรับปรุงที่กำลังทำอยู่หรือเคยทำมาก่อน ความพร้อมของฝ่ายต่างๆ รวมถึงนโยบายของผู้บริหาร เพื่อนำมาประกอบในการจัดทำแผนงานที่มีความเหมาะสมกับการแก้ไขปัญหาขององค์กรได้อย่างตรงจุดที่สุดลักการ
กิจกรรม 8 เสาหลักของ TPM
1.การจัดการความปลอดภัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน(Safety Health and Work Place Hygiene Management)
ความปลอดภัยเป็นกิจกรรม ที่ต้องให้ความสำคัญมากที่สุด เพราะหากมีการทำงาน ที่มีอันตรายมาก จะมีผล ต่อกำดำเนินกิจกรรมอื่นตามมา ลองคิดดูว่า จะเป็นอย่างไร หากเริ่มทำกิจกรรมแล้ว เกิดอุบัติเหตุขึ้นกับพนักงาน พนักงานท่านอื่นๆจะคิดอย่างไร คงไม่ได้คิดในแง่ดีอย่างแน่นนอนกิจกรรมหลักของเสาหลักนี้คือ
1.1 การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)การประเมินความเสี่ยง ในพื้นที่ทำงาน เป็นกิจกรรมที่ต้องทำ เพื่อให้ทราบว่า อาจเกิดอันตรายอะไรได้บ้าง ทั้งในแง่ของคน เครื่องจักร หรือผลิตภัณฑ์ การประเมินความเสี่ยง จะทำให้เราสามารถหามาตรการลดความเสี่ยงลงได้ ด้วยมาตรการที่ต้องถูกกำหนดขึ้นมา
1.2 การจัดการด้านความปลอดภัย (Safety Management)การบริหารจัดการ ด้านความปลอดภัย เป็นเรื่องที่ต้องทำ เนื่องจากเป็นเรื่องที่กฏหมายกำหนด การทำตามมาตรฐานทางกฎหมายนั้น ยังไม่เพียงพอต่อการทำงาน เพราะเนื่องจากกฎหมาย ที่กำหนดจะเป็นการกำหนดขึ้น เพื่อใช้ร่วมกันในทุกโรงงาน แต่ในโรงงานของเรา เราต้องจัดทำมาตรฐานขึ้นมาเอง เพื่อปกป้องพนักงานของเรา ให้ทำงานได้อย่างปลอดภัย
1.3 พฤติกรรมความปลอดภัย (Safety Behavior)อุบัตเหตุส่วนใหญ่ เกิดขึ้นจากพฤติกรรมไม่ปลอดภัย ดังนั้นการที่จะทำ ให้เกิดความปลอดภัยนั้น ต้องเริ่มจากการเปลี่ยนพฤติกรรมของพนักงาน เพื่อให้สามารถเห็นถึงความไม่ปลอดภัย และดำเนินการแก้ไข ความไม่ปลอดภัยนั้นเสียก่อน ที่จะทำอันตรายทั้งผู้อื่น และตนเองได้
1.4 Health Careการตรวจสุขภาพพนักงาน เป็นเรื่องที่กฎหมายกำหนด ให้ต้องทำ แต่คงไม่ง่ายเพียงแค่ตรวจเท่านั้น แต่หากเราทำผลการตรวจ ของพนักงานมาตรวจสอบ เราอาจพบว่า ผลจากการทำงานในโรงงานของเรานั้น มี หรือไม่ และมันส่งผลต่อพนักงานของเราอย่างไร การที่เราไม่ได้ตรวจสอบ ในจุดนี้อาจส่งผลเสีย ต่อทั้งพนักงาน และโรงงานได้ในภายหลัง
1.5 Work Place Hygieneการทำงานในที่สกปรก รกรุงรัง คงไม่มีใครต้องการอย่างแน่นอน ดังนั้นเรื่องของการจัดทำสถานที่ทำงาน ให้สะอาด มีการถ่ายเทอากาศที่ดี แสงสว่างที่เพียงพอ เสียงที่เงียบ ไม่มีกลิ่นรบกวน จะทำให้พนักงานสามารถ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขณะที่การหยุดงาน การลางานก็จะน้อยลงตามไปด้วย
1.6 การตรวจความปลอดภัย (Safety Audit)การตรวจความปลอดภัย ก็เป็นอีกเครื่องมือหนึ่ง ในการดำเนินการด้านความปลอดภัย การตรวจนั้น ต้องดำเนินการภายใต้มาตรฐาน อย่างใดอย่างหนึ่ง ที่สูงกว่าที่เป็นอยู่ หากเราได้ตามมาตรฐาน ที่เรากำหนดไว้แล้ว เราคงไม่อาจดีใจไปได้ เราจึงต้องทำการขยับมาตรฐานนั้นๆ ให้สูงขึ้นไปเรื่อยๆ เพื่อให้ความปลอดภัย ในการทำงานมีมากขึ้น
2.การบำรุงรักษาด้วยตนเอง (Autonomous Maintenance)
เป็นกิจกรรมหลัก ที่เป็นเอกลักษณ์ของ TPM หลักการของการบำรุงรักษา หากมองผิวเผิน อาจมองว่าเป็นเพียง การเปลี่ยนพนักงานเดินเครื่อง ให้เป็นผู้ที่สามารถ ตรวจสอบเครื่องจักรได้ แต่แท้ที่จริงแล้วไม่ใช่เท่านั้น แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงสภาพ การเป็นเจ้าของ จากที่เครื่องจักรของโรงงาน เป็นเครื่องจักรของฉัน เครื่องจักรนี้เป็นเครื่องจักร ที่ต้องไม่มีความเสื่อมสภาพ เป็นเครื่องจักรที่ไม่ผลิตของเสีย เป็นเครื่องจักรที่ไม่เสีย นั้นคือหัวใจของการบำรุงรักษาด้วยตนเองการทำการบำรุงรักษาด้วยตนเอง 7 ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1
การทำความสะอาดการทำความสะอาด ในความหมายของ TPM นั้นไม่ใช่เพียงการทำความสะอาด แต่ การทำความสะอาด คือ การตรวจสอบ เพื่อหาสิ่งผิดปรกติ จุดที่ตรวจสอบได้ยาก และที่มาของความสกปรก เพื่อเป็นการฝึกให้พนักงาน มองหาปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น ในระหว่างที่ทำความสะอาด ไม่ได้ให้เพียงแค่เช็ด แต่ต้องตั้งคำถามกับตัวเองเสมอว่า ความสกปรกที่พบนั้นมาจากที่ไหน และทำการติด Tag เพื่อเป็นการชี้บ่งให้เห็นว่าจะนั้นเป็นจุดที่พบความผิดปกติอยู่ เป็นการเตือนให้เราทราบว่าพบสิ่งผิดปกตินั้นแล้วและกำลังรอการแก้ไข โดยมาก Tag ที่ใช้จะมี 2 สี เพื่อแบ่งแยกว่าสิ่งที่พบนั้นใครควรเป็นคนที่จะแก้ไข ระหว่าง ช่างกับ Operator ในตอนแรกจะเป็นช่างเสียเป็นส่วนใหญ่(นี่เป็นเรื่องปกติ) ช่างต้องเข้าไปให้ความรู้ ความเข้าใจ ในบางเรื่องที่เห็นว่า Operator สามารถทำได้ให้ Operator ทำเอง เป็นการถ่ายทอดความรู้ไปให้ Operator เพื่อเพิ่มความรู้ของ Operator ให้มากขึ้น ในการเข้าไปทำความสะอาดไม่ได้เข้าไปทำแบบไม่มีการวางแผน แต่ทุกอย่างต้องได้รับการจัดเตรียมให้การทำความสะอาดราบลื่น ในขั้นตอนที่ 1 นี้สิ่งที่ต้องการคืดเครื่องจักรที่ไม่มีการเสื่อมสภาพ ดังนั้น Tag ทุกใบต้องได้รับการแก้ไข พร้อมทั้งทำการวิเคราะห์หาสาเหตุว่าความผิดปกตินั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร โดยการใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Know-how ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์แบบง่าย โดยการเริ่มจากการคิดว่าอะไรที่น่าจะเป็นสาเหตุของสิ่งที่เกิดขึ้นได้บ้าง แล้วจึงหาทางพิสูจน์ว่าสาเหตุนั้นเป็นสิ่งที่ทำให้เกิดปัญหาหรือไม่ เช่น ลูกปืนแตก ไม่ใช่เพียงแต่เปลี่ยนลูกปืน แต่ต้องคิดต่อว่าแต่ได้อย่างไร ไม่มีการหล่อลื่นใช่หรือไม่ การติดตั้งไม่ถูกต้องใช่หรือไม่ พร้อมทั้งถ่ายรูปของการแก้ไขไว้เป็นหลักฐานหรือ ภาพก่อนทำขหลังทำ แล้วหาทางป้องกันปัญหานั้นไม่ให้กลับมาเกิดอีก โดยการกำหนดมาตรฐานเบื้องต้นขึ้นมาและจัดทำ One Point Lesson หรือ OPL เพื่อสื่อสารต่อให้กับคนอื่น
ขั้นตอนที่ 2
การแก้ไขที่มาของความสกปรกหลังจากที่ทำความสะอาด ในขั้นตอนที่ 1 แล้วนั้น ต้องทำการหาที่มา ของความสกปรกให้พบ เพื่อลดเวลา ในการทำความสะอาดลง แต่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เป็นการฝึกให้พนักงาน รู้จักทำการวิเคราะห์หาสาเหตุ ของปัญหา และแก้ไขที่เหตุ เครื่องมือที่ใช้ในขั้นตอนที่ 2 นี้โดยหลักแล้วก็จะเป็นเครื่องมือเดียวกับขั้นตนที่ 1 แต่สิ่งที่เพิ่มขึ้นมาก็คือ เรื่องของ การออกแบบโดยการใช้กระดาษแข็ง หรือที่เรียกว่า Cardboard Engineering คือการนำเอากระดาษแข็งมาตัดเป็นเครื่องป้องกันต่างๆ เช่น ถาดรองรับน้ำมัน รางรองรับน้ำ หรือหลังคากันฝุ่นแล้วนำไปทดลองติดตั้งเพื่อทดสอบการใช้งานว่าใช้ได้จริงหรือไม่ ติดขัดปัญหาอย่างไรหรือเปล่า โดยการออกแบบนี้ทำได้ง่ายๆ โดยพนักงาน Operator
ขั้นตอนที่ 3
การจัดทำมาตรฐานชั่วคราวหลังจากที่ทำการแก้ไข ที่มาของความสกปรกได้แล้ว ในขั้นตอนที่ 2 เราต้องหาทางป้องกัน ไม่ให้สาเหตุนั้นๆ กลับมาเกิดขึ้นอีก โดยการจัดทำเป็นมาตรฐาน ในการตรวจสอบเครื่องจักร และเป็นการฝึกให้พนักงาน รู้จักกับการป้องกันปัญหา มากกว่าการแก้ไขปัญหา
ขั้นตอนที่ 4
การตรวจสอบโดยรวมเมื่อจัดทำมาตรฐานการตรวจสอบแล้วนั้น เราก็ต้องให้พนักงาน มีความรู้มากขึ้น เพื่อให้การตรวจสอบ เครื่องจักรของเรานั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น ในขั้นตอนนี้จะเป็นการให้ความรู้ แก่พนักงานมากขึ้น โดยเฉพาะความรู้ทางวิศวกรรมพื้นฐาน และปรับปรุงมาตรฐานขึ้นมาอีกขั้น และเป็นการฝึกให้พนักงาน ได้เรียนรู้สิ่งใหม่ และนำความรู้ใหม่ นั้นมาใช้ในการแก้ไขปัญหามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 5
การตรวจสอบด้วยตนเองเป็นขั้นตอนที่ให้ความรู้ กับพนักงานที่เป็นเรื่องเฉพาะ ที่ต้องใช้ในเครื่องจักรนั้นๆ และทำการปรับมาตรฐาน การบำรุงรักษาให้แม่นยำมากขึ้น และเริ่มเข้าใจความสัมพันธ์ของ ของเสียกับการเดินเครื่อง และเป็นการฝึกให้พนักงาน ใช้ความรู้มาคิดวิเคราะห์ แก้ไขปัญหามากขึ้น
ขั้นตอนที่ 6
การเขียนมาตรฐานหลังจากที่พนักงาน มีความรู้เฉพาะเรื่องแล้วนั้น พนักงานต้องใช้ความรู้ทั้งหมด มาจัดทำเป็นมาตรฐานในการทำงาน ไม่ใช่แค่มาตรฐานในการบำรุงรักษา แต่เป็นมาตรฐานในการทำงานทุกอย่างที่เกิดขึ้น ในหน่วยงานนั้นๆ และเป็นการเริ่มถ่ายโอน ความเป็นเจ้าของทั้งหมด ให้กับพนักงานเดินเครื่อง
ขั้นตอนที่ 7
การตรวจสอบโดยอัตโนมัติเป็นขั้นตอนที่สูงที่สุด เป็นขั้นตอน ที่เราสามารถให้ความเชื่อถือ กับพนักงานในการดูแล การทำงานทั้งหมด ได้ด้วยตัวของพนักงานเองในการดำเนินการแต่ละขั้นนั้น จะมีเครื่องมือ ในการดำเนินการที่แยกย่อยลงไป เพื่อให้พนักงานได้ฝึกหัด อย่างเป็นขั้นเป็นตอน ด้วยกลยุทธ์นี้เอง การทำกิจกรรมการบำรุงรักษาด้วยตนเองนั้น จึงเป็นการใช้เครื่องจักร เป็นเครื่องมือในการสอนคน ให้คิดเป็น ทำเป็น ไม่ได้เป็นเพียงแค่ การบำรุงรักษาเท่านั้น หากเป็นเช่นนั้น เราเพียงแค่จ้างช่างมาเป็นพนักงานเดินเครื่อง ก็คงง่ายกว่า
3.การวางแผนการบำรุงรักษา (Planned Maintenance) กิจกรรมนี้มีจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนตามชื่อ คือ
3.1 ต้องทำการวางแผนการบำรุงรักษาให้กับ เครื่องจักรเพื่อให้เครื่องจักรไม่เสียหรือ Breakdown คำจำกัดความของเครื่อเสียคือ เครื่องจักรที่สูญเสียความสามารถในการทำงานอย่างสิ้นเชิงนานเกิน 10 นาที เรื่องเวลานี้อาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมกับสภาพการณ์ ดังนั้นเครื่องจักรเสียต้องไม่เกิดขึ้นจึงไม่ได้หมายความว่าเครื่องจักรจะไม่หยุดเลย แต่เครื่องจักรจะหยุดเพื่อซ่อมก่อนที่มันจะเสียหรือ Breakdown หรือหากยังมี Breakdown ก็ต้องทำให้เครื่องจักรกลับคืนมาให้เดินได้อีกครั้งโดยa. การซ่อมให้เร็วที่สุดหรือ ลด MTTR (Mean Time to Repair)b. การที่ให้เครื่องมีระยะเวลาในการเดินนานที่สุด หรือเพิ่ม MTBF (Mean Time Between Failure)
3.2 ต้องทำให้ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาต่ำที่สุดจะเห็นได้ว่าจุดมุ่งหมาย 2 ข้อนั้นขัดแย้งกันเองนั่นคือ เครื่องเสียเป็นศูนย์ นั้นก็ต้องมีค่าใช้จ่ายแต่หากเราทำการบำรุงรักษามากจนเกินไป ค่าใช้จ่ายก็จะสูงขึ้น ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ไม่ต้องการเช่นกัน ปัญหาจึงอยู่ที่ว่า เราจะทำให้เกิดความสมดุล ของ 2 จุดประสงค์นี้ได้อย่างไร
3.3 เครื่องจักรเสียได้อย่างไร เครื่องจักรย่อยประกอบด้วยชิ้นส่วนต่างๆ มากมายหลายชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน เช่นเดียวกับ รถยนตร์ของเราไม่ได้มาจากชิ้นส่วนเพียงชิ้นเดียวแต่มาจากชิ้นส่วนหลายๆ ชิ้นประกอบเข้าด้วยกัน จึงจะรวมเป็นรถยนตร์ การที่รถยนตร์จะเสียนั้น เราจะสังเกตุว่าเมื่อรถยนตร์เสียที่เราพูดถึงนั้น ไม่ได้หมายความถึงรถยนตร์ทั้งคันแต่เราจะหมายถึงความเสียหายที่เกิดขึ้นกับชิ้นส่วนบางชิ้นที่เสียหาย แต่ชิ้นนั้นส่งผลให้รถยนตร์ทั้งคันทำงานไม่ได้ เครื่องจักรของเราก็เช่นเดียวกันการที่จะเสียย่อมเกิดจากชิ้นส่วนบางชิ้นเสียหายไม่ได้เกิดจากทุกชิ้นเสียหายพร้อมกัน ชิ้นส่วนแต่ละชิ้นจะถูกออกแบบมาให้ทำงานที่สภาวะการณ์ใดๆ สภาวะหนึ่ง หากสภาพของชิ้นส่วนนั้นแย่ลงจนถึงจุดที่มันไม่สามารถรับกับการทำงานที่ออกแบบให้รับได้ชิ้นส่วนน้นก็แตกหักเสียหาย
จะเห็นว่าเส้นสีน้ำเงินคือการเสื่อมสภาพตามปกติของชิ้นส่วน เมื่อสภาพของชิ้นส่วนนั้นเสื่อมลงจนถึงค่าวิกฤต ชิ้นส่วนนั้นก็แต่หักเสียหายไป แต่ถ้าเรายิ่งมีการเร่งให้การเสื่อมสภาพนั้นเกิดเร็วยิ่งขึ้น การเสื่อมสภาพก็จะเป็นเส้นสีแดง การเสียหายของชิ้นส่วนนั้นก็จะเสียหายเร็วกว่าปกติ การที่ชิ้นส่วนนั้นจะเสียหายเร็วกว่าปกตืเกิดจาก
3.3.1 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรลดลง เกิดจากการที่ชิ้นส่วนนั้น เกิดการเสื่อมสภาพทำให้ ชิ้นส่วนนั้นไม่สามารถทนต่อการใช้งานตามปรกติได้เช่น เพลาที่สึกเล็กลง ก็ทำให้ไม่สามารถรับแรงได้เท่าเดิม
3.3.2 ความแข็งแรงของชิ้นส่วนเครื่องจักรไม่เพียงพอ เกิดจากการที่ออกแบบมาตั้งแต่แรก ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องจักรไม่สามารถ ที่จะรับต่อแรงที่เกิดขึ้นได้ หรือทำให้เกิดการล้าตัวและเสียหาย
3.3.3 การใช้งานเกินกำลัง เกิดจากการที่เครื่องจักรนั้น ถูกออกแบบมาให้ทำงานในระดับหนึ่ง แต่ไปใช้เครื่อง จักร ในอีกระดับหนึ่ง ซึ่งมากกว่าที่ถูกออกแบบไว้ ทำให้ชิ้นส่วนเครื่องจักร เกิดการเสียหายได้
4.การให้การศึกษา และฝึกอบรม (Training and Education)
ถ้าต้องการเครื่องจักรที่มีประสิทธิภาพสูง เราสามารถที่จะหาซื้อ เข้ามาติดตั้งก็ใช้งานได้ หากต้องการระบบการควบคุมการผลิตที่ดี ก็สามารถหาได้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ช่วยในการบริหารจัดการได้ แต่เราไม่สามารถรักษาสิ่งต่างๆ เหล่านี้ไว้ได้ หากเราไม่มีคนที่มีความสามารถ ดังนั้นเราจึงต้องทำการพัฒนาคน ให้มีความสามารถ และรักในการปรับปรุงงานอยู่ตลอดเวลาหัวใจของการพัฒนาคน คือการให้ความรู้ การให้ความรู้ ต้องเป็นการให้ความรู้ที่ต้องการ ในเวลาที่ต้องใช้ความรู้นั้นๆ หลังจากนั้น ก็ต้องทักษะที่เกิดขึ้น หลังจากที่ให้ความรู้ไปแล้ว ทักษะจะแบ่งเป็น 5 ระดับด้วยกันคือ0. ไม่มีความรู้
1. รู้ในทางทฤษฎี
2. รู้และสามารถทำได้แต่ภายใต้การควบคุม
3. รู้และสามารถทำงานได้ด้วยตนเอง
4. สามารถที่จะสอนผู้อื่นได้
การให้ความรู้นั้น นอกจากการให้ความรู้ในห้องเรียนแล้ว เราสามารถที่จะให้ความรู้ได้ ในขณะที่ทำงาน จึงไม่จำเป้นที่จะต้องเปิดห้องเรียน และจึงเรียนได้เสมอไป สำคัญที่เราจะต้องรู้ให้ได้ว่า ทักษะของพนักงานของเรา อยู่ที่ระดับใด และทักษะในระดับใดเป็นทักษะที่เราต้องการ ให้พนักงานของเรามี หากสองอย่างนี้แตกต่างกัน เราจะทำอย่างไร ให้พนักงานมีทักษะเป็นไปตามที่ต้องการ แล้วจึงจัดออกมา เป็นแผนการพัฒนาบุคลากร หรือแผนการฝึกอบรม ซึ่งแผนดังกล่าว จะเป็นแผนที่ออกมาตามความสามารถ ที่ต้องพัฒนาของแต่ละคน ซึ่งจะไม่เหมือนกัน อีกทั้งแผนดังกล่าว ยังเป็นแผนที่ต้องสอดคล้อง กับการเปลี่ยนแปลง ขององค์กร หรือกลยุทธขององค์กรอีกด้วย เช่นหากองค์กร ต้องมีการติดตั้งเครื่องจักรใหม่ เราก็ต้องมีแผนการอบรม เพื่อให้สามารถใช้งานเครื่องจักรตัวนั้น ได้อย่างถูกต้องในอีกมุมมองหนึ่งตำแหน่งต่างๆ ก็ต้องการทักษะที่แตกต่างกัน การที่เราจะเลื่อนตำแหน่งให้กับใครนั้น เราก็คงต้องมองที่ทักษะที่พนักงานคนนั้นมี และขาดทักษะใด และต้องเติมเต็มอย่างไร หากเราสามารถทำได้เช่นนี้ ความโปร่งใสก็จะเกิดขึ้น ในการพัฒนาคนนั้น สิ่งที่ขาดไม่ได้อีกอย่าง คือการหาผู้สอนที่มีความรู้ความเข้าใจ ในการทำงานของหน่วยงานนั้น เป็นอย่างดี การที่จะจ้างผู้ฝึกสอนจากภายนอก ก็ทำได้ในระดับที่เป็นการสอนแบบทั่วไปเท่านั้น ไม่สามารถลงลึกลงไปถึงระดับวัฒนธรรมของหน่วยงานได้ ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องมี การพัฒนาบุคลากรขึ้นมาเป็นวิทยากรภายใน ซึ่งผู้ที่จะทำเช่นนี้ได้ต้องมีทักษะที่แตกต่าง จากการทำงานปรกติอย่างมาก เพราะการสอนคนอื่นนั้น ต้องรู้จักเรียบเรียงสิ่งต่างๆ ให้เป็นระบบแล้วนำสิ่งนั้น มาปรับเป็นการสื่อสารให้คนอื่นเข้าใจกิจกรรมนี้ เป็นกิจกรรมที่ส่งเสริมกิจกรรมอื่นๆ โดยหากเรามองย้อนกลับ ไปที่กิจกรรมของการบำรุงรักษาด้วยตนเอง เป็นการให้ความรู้ กับพนักงานเดินเครื่อง ให้มีความสามารถในการดูแลเครื่องจักร และการดำเนินกิจกรรม PM นั้น เป็นการถ่ายทอดความรู้จากช่างไปสู่พนักงาน หากเป็นเช่นนี้แล้ว พนักงานช่างก็จำเป็น ที่จะต้องพัฒนาตนเองต่อไป เพื่อให้มีความรู้มากขึ้นเป็นผู้เชี่ยวชาญใน แต่ละเครื่องจักรหรือสาขานั้นๆ
5.การปรับปรุงเฉพาะเรื่อง (Focus Improvement, Kobetsu Kaizen)
กิจกรรมที่มีหน้าที่เพื่อลดความสูญเสียที่เกิดขึ้นทั้ง 16 ประการให้เป็น ศูนย์ โดยการใช้เครื่องมือต่างๆ ไปทำการวิเคราะห์หาทางแก้ไข และป้องกันการกลับมาของปัญหา เครื่องมือที่ใช้ในกิจกรรมนี้คือ 5W+1H, การวิเคราะห์ Why-Why, QC 7 Tools, การวิเคราะห์ P-M, QCC เป็นต้น การเลือกใช้เครื่องมือต่างๆ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของปัญหา เหมือนกับการรับยาให้ตรงกับโรคนั่นเอง ดังนั้นเราต้องรู้จัก กับชนิดของความสูญเสีย ก่อน หากเราแบ่งความสูญเสีย ออกตามการเกิดเราจะพบว่าความสูญเสียมี 2 แบบ คือ
Sporadic หรือความสูญเสียที่เกิดขึ้นอย่างกระทันหัน จะเกิดขึ้นนานๆ ครั้งแต่เสียหายมาม
Chronic หรือความสูญเสียที่เกิดขึ้นอยู่เรื่
6.การบำรุงรักษาเชิงคุณภาพ (Quality Maintenance)
การบำรุงรักษาคุณภาพ คำนี้อาจเป็นคำใหม่ เราจะได้ยินคำว่า การบำรุงรักษา คือการซ่อมบำรุงเครื่องจักร แยกจากคำว่าคุณภาพ ซึ่งหมายถึงการผลิตผลิตภัณฑ์ ให้ได้ตามข้อกำหนด แต่การนำสองคำนี้มารวมกัน หมายความว่าอย่างไรเราต้องทำความเข้าใจ กับแนวคิดที่ว่า การที่จะไม่ให้ของเสีย ถูกส่งไปให้ลูกค้า เราต้องไม่ผลิตของเสีย การที่เราผลิตของเสียออกมานั้น เกิดจากการที่เครื่องจักรของเรา มีความผิดปรกติบางอย่าง ที่ทำให้เครื่องจักรนั้น เมื่อทำงาน มันไม่สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ทำให้เครื่องจักรผลิตของเสียออกมา ต่อมาในการที่เครื่องจักรของเรา มีความสมบูรณ์แล้วนั้น เราก็ต้องมาพิจารณาอีกว่า เราต้องทำการปรับแต่งเครื่องจักรอย่างไร เพื่อให้เครื่องจักรเดินได้อย่างเหมาะสม ดังนั้นหากเราต้องการที่จะไม่ผลิตของเสียนั้น เราต้องทำให้เครื่องจักรของเรา ไม่มีสิ่งผิดปรกติ และต้องทำการควบคุมค่า ในการปรับแต่งต่างๆ ที่มีความสัมพันธ์ กับคุณภาพให้ได้ เพื่อที่จะไม่ผลิตของเสียออกมา หากเราต้องทำเช่นนี้เราได้ เราต้องเริ่มจากการหาความสัมพันธ์ของชิ้นส่วน หรือค่าปรับตั้งต่างๆ กับปัญหาคุณภาพก่อน หรือที่เราเรียกว่า QA Matrix (เป็นเมตริกที่ใช้ในการบ่งบอกความสัมพันธ์ ของชิ้นส่วนของเครื่องจักร และค่าที่ต้องปรับตั้งกับคุณภาพ) หลังจากนั้นก็ต้องทำให้ชิ้นส่วนเครื่องจักร อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์ และกำหนดค่าปรับตั้งต่างๆ ให้ได้ หลังจากนั้นก็ทำการศึกษา ว่าคุณภาพที่ออกมานั้น มีความแน่นอนในการผลิตอย่างไร หรือที่เราเรียกว่าเราต้องหาค่า Cp/Cpk ของเครื่องจักรของเราให้ๆ ได้โดยเทียบกับค่าสเปคต่างๆของเรา กิจกรรมนี้เราจะดำเนินการได้ หลังจากที่ทำกิจกรรม AM และ PM จนกว่าจะไม่ ที่ความเสื่อมสภาพแล้ว และพนักงาน ต้องมีความสามารถ ในการคิดอย่างเป็นระบบ หรือทำกิจกรรมการปรับปรุง อย่างต่อเนื่องมาแล้งพอสมควร นั่นคือกิจกรรมนี้จะทำหลังจาก AM ผ่าน PM ไปได้ 3 ขั้นตอนแล้ว อยๆ แต่เป็นความสูญเสียที่เกิดขึ้นไม่มาก แต่เกิดเป็นประจำ
7.การควบคุมเสียแต่เริ่มต้น (Initial Control)
สำนวนที่ว่า “ ทำให้ถูกเสียแต่ที่แรก ” คงตรงกับกิจกรรมมากที่สุด หัวใจสำคัญของกิจกรมมนี้ เป็นกิจกรรม ที่จะทำให้เรารู้จักการดำเนินการ เพื่อป้องกันปัญหาเดิม ที่เราพบอยู่ให้หายไป หรือลดลงไปให้ได้ตั้งแต่ตอนที่เริ่มต้นกิจกรรมนี้จะแบ่งออกเป็น 2 ส่วนด้วยกันคือ
7.1 การออกแบบเครื่องจักร (Machine Design)
7.2 การออกแบบผลิตภัณฑ์ (Product Design)
การออกแบบเครื่องจักรนั้น เราจะพบว่า จากเครื่องจักรเดิมของเราที่มีอยู่นั้น เราอาจพบว่าเป็นเครื่องจักร ที่ทำการบำรุงรักษาได้ยาก ชิ้นส่วนก็สึกหรอเร็ว การปรับตั้งก็ทำได้ยาก หากเราเริ่มต้นได้ใหม่ เราซื้อเครื่องใหม่ได้ เราคงต้องนำเอาบทเรียนเก่าๆ ที่มีอยู่ว่าเครื่องจักรใหม่ของเรา ต้องเป็นอย่างไร อะไหล่ที่ช่างของเราซ่อมเองได้นั้น เป็นยี่ห้อใด เราต้องการให้ชิ้นส่วนใดเป็นอย่างไร ต้องปรับแต่อะไรได้บ้าง และส่งข้อมูลนี้ ไปให้กับผู้ที่ผลิตเครื่องจักรให้เรา ทำการปรับปรุงแก้ไขให้ ตั้งแต่ตอนที่เราซื้อเครื่อง ข้อมูลต่างๆนี้มาจาก ผลของการทำกิจกรรม AM และ PM, การทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง, QA Matrix เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อไปสู่เครื่องจักร ที่ไม่ต้องมีการบำรุงรักษา และสามารถใช้งานได้งาน และต้นทุนตลอดอายุการใช้งานต่ำที่สุด ลองนึกย้อนไปเมื่อ 20 ปีที่แล้ว รถยนต์ต้องมีการอัดจารบีล้อเป็นประจำ แต่ตอนนี้ ลูกปืนล้อไม่ต้องมีการอัดจารบีอีกต่อไป ทำให้การใช้งานง่ายขึ้น และต้นทุนในการบำรุงรักษาต่ำลง และยังต้องเป็นเครื่องจักร ที่เมื่อหลังจากที่ติดตั้งแล้ว สามารถทำการผลิตที่ประสิทธิภาพสูงสุด ได้อย่างรวดเร็วที่สุดหลังติดตั้ง เพื่อให้เราลดต้นทุนในการผลิตให้ต่ำที่สุดได้การออกแบบผลิตภัณฑ์ เป็นอีกหัวข้อหนึ่งของกิจกรรมนี้ แนวคิดคือ เราต้องทำการออกแบบผลิตภัณฑ์อย่างไร เพื่อให้ถูกใจลูกค้า ในขณะเดียวกัน ก็สามารถทำการผลิตได้อย่างรวดเร็ว ผลิตได้ง่าย ผลิตแล้วใช้วัสดุน้อยลง เพื่อให้เกิดการผลิตที่ต้นทุนต่ำที่สุดกิจกรรมนี้เป็นกิจกรรมที่ต้องใช้ความร่วมมือและความเห็นจากทุกส่วนทุกฝ่ายจึงจะประสบความสำเร็จได้ ดังนั้นทีมงานที่จะดำเนินการ ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ตั้งแต่เริ่มทำกิจกรรมอื่นๆ มาทั้งหมดแล้วนำมาประมวลผลอีกครั้ง
8.การเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานสายสำนักงาน (Efficiencies Administration)
การดำเนินการต่างๆ ส่วนใหญ่ จะเป็นการดำเนินการ ในส่วนของโรงงานเสียเป็นส่วนใหญ่ แต่ไม่ใช่ว่าการดำเนินการนั้น จะไม่ให้ความสนใจ ในส่วนของสายสำนักงาน อันที่จริงแล้วสายสำนักงาน ก็มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน เพราะส่วนสำนักงานนั้น ก็เป็นส่วนสนับสนุน ในส่วนของสายสำนักงาน ก็จะดำเนินกิจกรรม 5 ส เพื่อให้การเกิดการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ของสายสำนักงานให้ดีมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดหน้าที่ ในการทำงานอย่างชัดเจน ของแต่ละคนและแต่ละคน มีเอกสารใดบ้างที่ต้องรับผิดชอบ และดำเนินการจัดการอย่างไร การดำเนินการยังลงลึงไปถึงว่าการดำเนินการต่างๆ นั้นมีขั้นตอนอย่างไร ทำไมจึงต้องมีขั้นตอนนั้น และสามารถที่จะลดขั้นตอนนี้ลงได้ไหม ทำไมขั้นตอนนี้จึงต้องมี สามารถรวมขั้นตอนนี้ กับขั้นตอนก่อนหน้า ได้ หรือไม่ สามารถทำให้ขั้นตอนนั้นๆ สามารถทำได้เร็วขึ้นหรือไม่ คงไม่มีใครอยากทำงาน เหมือนกับงานราชการเมื่อยี่สิบปีที่แล้ว ที่ต้องกรอกแบบฟอร์มนี้ ที่โต๊ะนี้ พร้อมสำเนาทะเบียนบ้าน และสำเนาบัตรประชาชน แล้วไปยื่นที่โต๊ะนั้น เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง แล้วไปยื่นเรื่องที่โต๊ะโน้นเพื่อไปเข้าคิว ในการดำเนินการ กว่าจะดำเนินการเรื่องเดียวต้องเสียเวลา 1 วัน หากลูกค้าต้องการซื้อของ ของเราสักชิ้นพร้อมบิลหนึ่งใบ ขั้นตอนของเราจะเป็นอย่างไร? ลูกค้าสามารถรับของได้ ในเวลาเท่าไร หลังจากที่ออกใบสั่งซื้อ นี่คือเรื่องของการปรับปรุงสายสำนักงานทั้งสิ้น แต่การทำอย่างนี้ ให้ได้พนักงานสายสำนักงาน ต้องมีความสามารถ ในการวิเคาะห์ปัญหา และเข้าใจการใช้เครื่องมือในการคิดต่างๆ
